La Factura Electrónica es más que una disposición a cumplir: revisa cómo te ayuda a crecer tu negocio

La Factura Electrónica es más que una disposición a cumplir: revisa cómo te ayuda a crecer tu negocio

Además de ser el esquema de comprobación fiscal definitivo y oficial en México, la Factura Electrónica es la estrategia de negocio que ayudará a incrementar la competitividad y productividad de una empresa mediante la digitalización de sus procesos utilizando un software empresarial, como el de CONTPAQ i®.

La visión de CONTPAQ i®, empresa especializada en el desarrollo de software empresarial y Líder en Factura Electrónica, sobre la Factura Electrónica va más allá de cumplir con una disposición oficial. Se trata del elemento clave que ayudará a las empresas, principalmente del sector MiPyME, a impulsar su automatización con el beneficio principal de generar información para el análisis de su negocio y mejor toma de decisiones.

Además de reducir costos de impresión, almacenamiento y envío, la Factura Electrónica permite tener una visión clara de los procesos de facturación, contabilidad, ventas, flujo de efectivo, compras y elaboración de declaraciones de impuestos, entre otros.

La Factura Electrónica hace más fáciles los procesos de una empresa y proporciona ahorros sustanciales en los costos de operación: simplemente, los costos de impresión, almacenamiento y operación durante cinco años por cada  factura en papel es de $160, en tanto de una factura electrónica es de $60.

La administración de la Factura Electrónica ayuda a tener procesos más eficientes al aprovechar la información que provee; beneficios como:

1. Una contabilización automática de pólizas contables y su relacionamiento rápido con la listas de proveedores, y así elaborar y presentar de manera automática las declaraciones de impuestos.
2. Generación inmediata de documentos comerciales e integración a éstos de las facturas electrónicas, simplificando por completo el proceso comercial.
3. Generación de egresos y control de autorizaciones.

Desde la visión de CONTPAQ i®, la administración de las facturas electrónicas ayauda a digitalizar los procesos de las empresas, y esto nos ayudará a ser más productivos, convirtiendo la obligación de la Factura Electrónica en un beneficio.

Por tal motivo, las versiones 2012 del software empresarial de CONTPAQ i® con Facturación Electrónica, además de ayudar con la emisión, recepción, validación y timbrado de facturas electrónicas, también facilitan la contabilidad y administración comercial de una empresa; asimismo, integran las modificaciones fiscales vigentes durante este 2012 y beneficios que facilitan aún más el trabajo:

• Cancelación de CFDI, sin necesidad de entrar a la página web del SAT
• Vista previa de las facturas electrónicas antes de imprimir
• Personalización del correo electrónico
• Fácil identificación de facturas electrónicas de los clientes mediante su RFC
• Manejo de pagos en parcialidades

 Revisa si la marca de software que utilizas para facturar electrónicamente incluye estos beneficios.

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Requisitos de una representación impresa para una Factura Electrónica

De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación (CFF), Artículo 29, fracción V, la representación impresa de una Factura Electrónica “se proporcionará (…) cuando les sea solicitado”.

En ese sentido, la Resolución Miscelánea Fiscal, añade que la representación impresa de un comprobante fiscal digital, ya sea CFD o CFDI, debe incluir las siguientes leyendas: “Este documento es una representación impresa de un CFDI” o “Este documento es una representación impresa de un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet”.

Este texto puede revisarse en el Artículo 29 de dicha Resolución, específicamente para CFDI en la Regla: II.2.5.1.3. Fracción III; y para CFD, en la Regla: II.2.6.2.4. Fracción III.

Adicionalmente, el Anexo 20 desgloza los elementos técnicos que deben contener estas representaciones impresas:

1. Incluir un Código de Barras Bidimensional
2. Este código contiene información como RFC del emisor y RFC del receptor
3. Total (a 6 decimales fijos)
4. Identificador Único del timbre (UUID) asignado

Datos más técnicos, se citan de la siguiente manera:







De esta manera, se generan los datos válidos para realizar una consulta de un CFDI por medio de su representación impresa.

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SAT regula Pago en Parcialidades con la Factura Electrónica

Con la entrada en vigor de nuevas disposiciones para la Factura Electrónica en este 2012, se inicia la regulación de los pagos en parcialidades por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

En el Código Fiscal de la Federación (CFF), específicamente en el Artículo 29 A, fracción VII, inciso b, se menciona que cuando las empresas establezcan o decidan el pago en parcialidades de un bien, se emitirá un comprobante fiscal (Factura Electrónica) por el valor total de la operación de que se trate.

En dicho comprobante se indicará expresamente tal situación y se expedirá un comprobante fiscal por cada parcialidad. Asimismo, debe señalarse el número y fecha del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación, el importe total de la operación, el monto de la parcialidad que ampara y el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente.

De manera más desglosada, en la Resolución Miscelánea Fiscal, Regla I.2.7.1.6, se destaca que para los efectos del Artículo 29-A, fracción VII, inciso b del CFF, "se tendrá por cumplido el requisito de señalar el número del comprobante fiscal, cuando se señale el folio fiscal asignado por el SAT para CFDI, del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación".

Esto también aplica también para CBB y CFD con la serie y el folio.

Para cumplir con los requisitos de señalar el monto y número de parcialidad, estos datos también deberán consignarse en el campo de la descripción del bien, del servicio o del uso o goce.

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RFC genérico para clientes extranjeros para Factura Electrónica

Muchas empresas en México que ya facturan electrónicamente tienen clientes en el extranjero y una de las preguntas más frecuentes es cuál es el RFC que debe registrarse en las Facturas Electrónicas cuando se establece una transacción comercial con ellos.

De acuerdo con Servicio de Administración Tributaria (SAT) para este tipo de transacciones debe utilizarse un RFC genérico. En una respuesta de su sección Preguntas Frecuentes relacionadas con la emisión de comprobantes fiscales digitales sobre este tema, se anota: “Cuando en los Facturas Electrónicas se efectúen  operacion es con clientes extranjeros se consignará el RFC genérico: XEXX010101000”.

De igua modo, este RFC genérico, de acuerdo con el SAT, “se utilizará para las facturas electrónicas globales que amparen una o más operaciones efectuadas con público en general, y en el mismo se consignará el RFC genérico XAXX010101000;  es decir aquellas personas que no están  inscritas ante el SAT y por lo tanto no cuentan con un RFC con homoclave”, destaca el organismo.

De este modo, si ya eres emisor de Facturas Electrónica y lo haces a través de un software empresarial, además de tener relaciones comerciales con clientes extranjeros, en el campo de RFC debes anotar este RFC genérico cuando emitas una Factura Electrónica.

El SAT agrega:

De quienes emiten facturas electrónicas:

1. Expedir facturas electrónicas globales que amparen las operaciones efectuadas con el público en general (a través del RFC genérico XAXX010101000).
2. Expedir facturas electrónicas para extranjeros (a través del RFC genérico XEXX010101000).

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Addenda, elemento extra para la Factura Electrónica

En el tema de Factura Electrónica, la palabra Addenda también debe integrarse al lenguaje del mundo digital y, sobre todo, en la adopción y uso de este esquema de comprobación; el cual es definitivo y oficial para los contribuyentes en México.

La Addenda es un conjunto de datos adicionales y no fiscales para las facturas electrónicas, y que varias empresas solicitan con el obejtivo de tener mayor control y simplificación de sus procesos comerciales y/o empresariales. Principalmente, ayudan a identificar de mejor manera a sus clientes y las transacciones comercial que tienen con estos. La información que inclyen siempre es de utilidad para clientes y proveedores.

Es importante tener claro que la Addenda es información que no es solicitada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT); es decir, no tiene efectos fiscales. Mas si es de mucha utilidad para los procesos de inventarios, contables y de embarques, entre otros, sin la intervención de personal para realizarlos.

La Addenda son los datos que ayudan a garantizar que la Factura Electrónica incluye toda la información para realizar una transacción comercial y electrónica. Considera que su información puede ser muy diversa, ya que esta depende de los requerimientos de cada contribuyente.

La Addenda no se agrega a la cadena original del  comprobante fiscal digital que se emita, ya sea CFD o CFDI; simplemente es utilizada por varias empresas como uan sección para solicitar información adicional que les ayuda a identificar los comprobantes fiscales digitales que reciben.

En resumen, las características de una Addenda son:

1. No forman parte de la cadena original de un CFD o CFDI, por lo tanto no va incluida en el sello de estos comprobantes.

2. No es información fiscal; es información relevante para el cliente y/o proveedor con fines comerciales.

3. Puede estar en un formato de texto libre o puede ser definido con una plantilla, dirigida en una dirección en Internet del cliente o proveedor.

4. Es definida por el cliente para recibir información comercial para automatizar el proceso de recepción de facturas electrónicas.

Cabe mencionar que la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico (AMECE-GS1) ha definido un modelo de Addenda que es utilizado por la mayoría de las empresas mexicanas; el cual está basado principalmente en el lenguaje XML.

Inlcuso, la Addenda es uno de los aspectos que las empresas también deben considerar antes de iniciar el uso de la Factura Electrónica, pues dependiendo de su giro y clientes que integren su cartera deberá informarse si es necesario incluir en la emisión de comprobantes fiscales digitales las Addendas de varios de sus clientes.

Si se desea emitir y recibir Factura Electrónica a través de un software empresarial, debe cuidarse que este incluya las Addendas más utilizadas en México o exista la posibilidad de desarrollar esta de manera fácil. En el caso de proveedores como CONTPAQ i® incluye las principales Addendas como Chedraui, FEMSA, Liverpool, Walmart, Comercial Mexicana, Palacio de Hierro, entre otras. En total

De ahí que para el SAT ha sido uno de los campos más difíciles de optimizar y estandarizar debido a los requerimientos muy específicos de los receptores de facturas electrónicas. Por tal motivo, únicamente solicita que sea incorporada una vez que la Factura Electrónica haya sido validada por el SAT o por el

Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) le haya asigando folio y otorgado validez.

Además de cumplir con las específicaciones técnicas de la Resolución Miscelánea Fiscal 2011 y su Anexo 20, relacionadas principalmente con los artículos de utilizar el estándar del comprobante fiscal digital, el cual es un lenguaje XML; y contemplar las reglas para la generación de Factura Electrónica.

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¿Por qué es necesaria la actualización a la versión 3.2 de CFDI?

Si bien es cierto que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó un validador para CFD y CFDI en su página web, hasta el 25 de enero de este año solamente estaba habilitado para validar las versiones 2.0 y 3.0 para este tipo de comprobantes, de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo 20.

El SAT aún no ha pronunciado una fecha para actualizar dicho validador. No obstante, desde el primer día hábil de 2012 ya es posible timbrar y emitir comprobantes fiscales digitales con las versiones 2.2 y 3.2.

Debido a que muchos contribuyentes utilizan esta herramienta del SAT como referente para definir si un comprobante es válido o no, la recomendación es consultar con los clientes la versión que desean emitir de sus facturas, y de este modo evitar contratiempos.

Para aquellos contribuyentes que emiten facturas electrónicas a través de un software empresarial, es importante verificar que su versión también esté actualizada con el objetivo de incluir las últimas características que ayudan a emitir y verificar la validez de los comprobantes fiscales en sus diferetes versiones.

Por ejemplo, el software con Facturación Electrónica de CONTPAQ i (AdminPAQ, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, CONTPAQ i PUNTO DE VENTA), no es necesario que se realiza ninguna actualización; únicamente se debe modificar la versión del Anexo 20 del SAT en los conceptos de facturación y de este modo tener la emisión de las facturas electrónicas de acuerdo con lo dispuesto por las autoridades.

Reafirmando nuestro liderazgo en facturación electrónica te informamos que hemos obtenido la autorización por parte del SAT para timbrar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet en versión 3.2, con lo cual, desde el día de hoy, podrás emitir tus comprobantes en todas las  versiones (2.0 y 2.2 para CFD, 3.0 y 3.2 para CFDI)  hasta el 30 de junio del presente año, que es cuando termina el período de transición definido por el SAT. 

A partir de esa fecha los esquemas definitivos serán las versiones  2.2 y 3.2, sin embargo, te recomendamos que tomes en cuenta la siguiente consideración.

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Nueva vigencia de la Firma Electrónica Avanzada

La reciente modificación alCódigo Fiscal de la Federación (CFF) para el año 2012, en su artículo 17-D,  amplía el periodo de la vigencia de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL). 

Anteriormente era de 2 años, a partir del 1 de enero de 2012 las Firmas que se tramiten tendrán una vigencia de 4 años. Recuerden que la FIEL es un requisito indispensable para la emisión deFactura Electrónica.

Les compartimos la redacción exacta del artículo modificado:

“Artículo 17- D: Para los efectos fiscales, los certificados tendrán una vigencia máxima de cuatro años, contados a partir de la fecha en que se hayan expedido.

"Antes de que concluya el periodo de vigencia de un certificado, su titular podrá solicitar uno nuevo.

En el supuesto mencionado el Servicio de Administración Tributaria podrá, mediante reglas de carácter general, relevar a los titulares del certificado de la comparecencia personal ante dicho órgano para acreditar su identidad y, en el caso de las personas morales, la representación legal correspondiente, cuando los contribuyentes cumplan con los requisitos que se establezcan en las propias reglas.

"Si dicho órgano no emite las reglas de carácter general, se estará a lo dispuesto en los párrafos sexto y séptimo de este artículo.”

Referencia: Artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación en la Reforma Fiscal 2012:

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/reforma_fiscal/157_22044.html

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/

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DyP (Pago Referenciado) obligatorio para Personas Morales

Por disposición oficial, TODAS las personas morales a partir de este año están obligadas a utilizar el Servicio de Pago Referenciado (DyP) del SAT para presentar sus declaraciones de impuestos.

Mes a mes tendrán que hacerlo, teniendo como fecha límite el día 17 de cada mes.

La primera fecha para presentar las declaracionesfue el 17 de febrero; recordemos que se presentan las definitivas y provisionales.

Si por error presentaste tu declaración a través del Esquema de Pagos Electrónicos y no a través del DyP, estando obligado a utilizarlo la pregunta que nos han hecho es la siguiente: ¿se debe presentar una declaración complementaria en el citado servicio?

La respuesta es NO. No es necesario presentar declaración complementaria, toda vez que el SAT registra las declaraciones y los pagos en los términos en que fueron presentados; sin embargo, si deben presentarse las declaraciones subsecuentes a través del Servicio de Declaraciones y Pagos (DyP).

Como ya lo hemos mencionado, presentar las declaraciones a través de este servicioimplica mayor carga de trabajo para empresarios y contadores, por la gran cantidad de información a procesar y conciliar.

¿Te gustaría presentar tus declaraciones de impuestos oportunamente?

¿Te gustaría ahorrar tiempo en esta actividad?

Presentar tus declaraciones a través del DyP, puede ser muy fácil a través de un software empresarial como CONTPAQ i® CONTABILIDAD 2012; e cual incluye las siguientes funcionalidades para atender esta disposición:

• Genera automáticamente declaraciones y pagos provisionales con la nueva plataforma DyP, obligatoria para todas las personas morales a partir de 2012
• Puedes cargar tus proveedores desde Excel®
• Controla automáticamente los conceptos para el cálculo de IETU.
• Lleva el control de IVA y el periodo de causación
• Genera los archivos TXT para el Aviso de Compensación de IVA y la Solicitud de Devolución de IVA.

Consulta con tu distribuidor de TI acerca de estas funcionalidades, o revisa tu software para saber si las incluye.

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